1.明確座談會的主題任何一個座談會的舉辦，目的性都很明確。有的以教育和警示為目的，有的以交流情感、互相激發(fā)為目的，有的以溝通信息、統(tǒng)一思想為目的，也有的以提供平臺、解決問題為目的。
2．與會人員的確定確定與會人員應該依據(jù)會議的目的。
3．會場布置座談會的會場要懸掛會標，比如“裝備制造企業(yè)座談會”、“迎新春、謀發(fā)展座談會”，揭示會議主題。座談會應該開得活潑、輕松，與會者暢所欲言，營造一種平等的氛圍。因此應當布置一個輕松的環(huán)境。座談會會場的布置可以采用圓形、方形、長方形、橢圓形等圍坐式格局，圍坐式的布置適合每個人發(fā)言，主次位置較模糊。同時可以準備茶水、飲料、糖果、水果，還可以準備紀念品。 
4.發(fā)言人的安排座談會的發(fā)言形式一般有兩種： 
（1)自由發(fā)言。即事先不設(shè)定發(fā)言人，不規(guī)定發(fā)言順序，發(fā)不發(fā)言、什么時候發(fā)言、發(fā)幾次言均由與會者自己決定。采用這種形式，要求主持人有較強的會場掌控能力，以避免會議冷場。主持人可以采用一些方式調(diào)節(jié)會議氣氛，比如，在開場時先做自我介紹，必要時請與會者做自我介紹，以融洽會議氣氛；座談中，主持人應當鼓勵與會者插話和爭論；會議結(jié)束，主持人應當感謝與會者的光臨。 
（2）事先確定幾位主要發(fā)言者，也可以安排好發(fā)言順序；先由主要發(fā)言者發(fā)言，再由其他與會者自由發(fā)言。