1．制定現(xiàn)場會方案 大型的現(xiàn)場會必須制定現(xiàn)場會方案�，F(xiàn)場會方案包括組織機(jī)構(gòu)、會務(wù)準(zhǔn)備、會程安排、經(jīng)費(fèi)預(yù)算等事項(xiàng)。制定現(xiàn)場會方案，一方面可以使現(xiàn)場會的準(zhǔn)備工作有領(lǐng)導(dǎo)、有組織、有計(jì)劃地進(jìn)行，是現(xiàn)場會成功召開的保證；另一方面也是現(xiàn)場會經(jīng)費(fèi)使用的依據(jù)。

2．發(fā)出會議通知 行政工作會議的通知在會議召開前一個(gè)工作日發(fā)出即可，因?yàn)槟鞘浅Ｒ?guī)的會議，大家心中基本清楚哪一天要開這個(gè)會了。動(dòng)員會的通知提前一兩個(gè)工作日發(fā)出亦可，如果邀請了上級領(lǐng)導(dǎo)，則需再提前一點(diǎn)，因?yàn)橐话愕膭?dòng)員會與會人員多為本單位人員�，F(xiàn)場會的會議通知?jiǎng)t應(yīng)根據(jù)舉辦單位、涉及范圍、緊急程度來確定。如本單位內(nèi)部的現(xiàn)場會，或者是緊急現(xiàn)場會，臨時(shí)通知問題也不大；如舉辦單位的級別較高，涉及同一系統(tǒng)的不同單位，則要給予與會人員充分的時(shí)間做好工作安排，會議通知至少提前一周發(fā)出。現(xiàn)場會會議通知除了明確會議主題、時(shí)間、地點(diǎn)外，一般還會告知會議的大致議程。

3．制定會議議程 現(xiàn)場會一般包括兩大方面的內(nèi)容：現(xiàn)場參觀、會議。有的現(xiàn)場會先參觀后開會，也有的現(xiàn)場會先開會后參觀。
如果是先參觀后開會的現(xiàn)場會，會議的程序如下：
(1)主持人宣布會議開始；
(2)有關(guān)人員做經(jīng)驗(yàn)介紹； 
(3)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和專家對參觀內(nèi)容進(jìn)行點(diǎn)評； 
(4)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)提出工作要求。 
如果是先開會后參觀的現(xiàn)場會，會議程序如下： 
(1)主持人宣布會議開始； 
(2)有關(guān)人員做經(jīng)驗(yàn)介紹； 
（3）有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)提工作要求。

4．安排參觀線路、準(zhǔn)備參觀講解詞 參觀是現(xiàn)場會的一個(gè)重要環(huán)節(jié)。參觀路線怎么安排、對參觀現(xiàn)場講解得如何，直接影響到參觀的效果，重視線路安排和講解詞的寫作等準(zhǔn)備工作。講解應(yīng)抓住重點(diǎn)，突出重點(diǎn)。如果面面俱到，眉毛胡子一把抓，就會影響聽眾對主要信息的接受，影響講解的效果。

5.寫出領(lǐng)導(dǎo)講話稿 領(lǐng)導(dǎo)講話稿應(yīng)圍繞現(xiàn)場會召開的目的、針對典型進(jìn)行寫作，一方面對典型進(jìn)行分析，另一方面對相關(guān)工作提出要求。