會(huì)展活動(dòng)策劃項(xiàng)目結(jié)束階段的主要工作包括以下幾個(gè)方面。

1.質(zhì)量驗(yàn)收

質(zhì)量驗(yàn)收是會(huì)展項(xiàng)目結(jié)束時(shí)工作的重要內(nèi)容，是依據(jù)質(zhì)量計(jì)劃和相關(guān)的質(zhì)量檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn),對(duì)會(huì)展項(xiàng)目進(jìn)行評(píng)價(jià)和認(rèn)可,最后撰寫質(zhì)量驗(yàn)收評(píng)定報(bào)告。

2.費(fèi)用決算

是指對(duì)從會(huì)展項(xiàng)目籌劃開始到會(huì)展項(xiàng)目結(jié)束為止,這一全過程所支付的全部費(fèi)用進(jìn)行的結(jié)算與核定，并最終編制項(xiàng)目決算書的過程。

3.合同終結(jié)

指整理并存檔各種合同文件(包括合同書本身、各種表格清單、經(jīng)過批準(zhǔn)的合同變更、進(jìn)度報(bào)告、單據(jù)和付款記錄以及各種檢查結(jié)果),完成和終結(jié)一個(gè)會(huì)展項(xiàng)目或會(huì)展項(xiàng)目各個(gè)階段的合同,完成和終結(jié)各種商品采購(gòu)和勞務(wù)合同,結(jié)清各種賬款,解決所有尚未了結(jié)的事項(xiàng)，同時(shí)向承包商發(fā)出合同已經(jīng)履行完畢的書面通知。

4.展后總結(jié)

展后總結(jié)的般形式有: 組織所有參加展會(huì)舉辦、籌備和管理的人員召開總結(jié)會(huì)，對(duì)于各種發(fā)言，大會(huì)派專人做好記錄，會(huì)后整理成文。同時(shí)，要求每個(gè)工作人員就自己的發(fā)言寫一篇書面總結(jié)材料,辦展機(jī)構(gòu)將會(huì)議記錄與該書面材料一起匯總，整理出一份完整的總結(jié)報(bào)告。

展后總結(jié)會(huì)議的主要內(nèi)容有:

1) 對(duì)展會(huì)策劃進(jìn)行總結(jié)。對(duì)展會(huì)策劃方案進(jìn)行分析評(píng)估,評(píng)估的內(nèi)容包括: 展會(huì)舉辦的時(shí)間、地點(diǎn)、展品范圍、展會(huì)規(guī)模、辦展機(jī)構(gòu)組成、展會(huì)定位、展會(huì)價(jià)格、人員分工、展會(huì)品牌形象、等等。

(2) 對(duì)展會(huì)籌備工作進(jìn)行總結(jié)。

(3) 對(duì)展會(huì)招展工作進(jìn)行總結(jié)。

(4) 對(duì)展會(huì)招商和宣傳推廣工作進(jìn)行總結(jié)。

(5) 對(duì)展會(huì)服務(wù)進(jìn)行總結(jié)。

(6) 對(duì)展會(huì)現(xiàn)場(chǎng)管理工作進(jìn)行總結(jié)。

(7) 對(duì)展會(huì)指定服務(wù)商進(jìn)行總結(jié)。

(8) 對(duì)展會(huì)時(shí)間管理辦法進(jìn)行總結(jié)。

(9) 對(duì)展會(huì)客戶關(guān)系管理措施進(jìn)行總結(jié)。

(10) 對(duì)展會(huì)的各種相關(guān)活動(dòng)進(jìn)行總結(jié)。

5.會(huì)展項(xiàng)目后續(xù)工作

展會(huì)閉幕以后的后續(xù)工作主要有:

(1) 向客戶郵寄展會(huì)總結(jié)并致謝。

(2) 更新展會(huì)客戶數(shù)據(jù)庫(kù)。

(3) 發(fā)展和鞏固客戶關(guān)系。

(4) 處理展會(huì)可能存在的一些遺留問題。

(5) 準(zhǔn)備下一屆展會(huì)。