會展活動策劃展覽中心應(yīng)為各種會展活動提供一個合適的場地和舒適安全的環(huán)境，并在此基礎(chǔ)上提供卓越和高效率的服務(wù)。

一、展場選擇

用價參加展覽會的最終目的是為了在該地區(qū)進行市場推廣，所以一定要研究展覽會的主辦地及周邊輻射地區(qū)是否是自己的目標(biāo)市場，是否有潛在購買力，必要時可先進行一番市場

調(diào)查。選擇一個適合的場地是主辦單位、與會者和參展商共同的愿望。有很多因素必須在實地考察之后才能做出最合適的選擇和決定。

  (一)影響展場選擇的因素

  貨1.人氣指數(shù)會展就是要吸引觀眾，場地的位置往往對觀眾或參加者的吸引力產(chǎn)生重要影響，人氣旺的地點會吸引更多的人來參加。

  2.目標(biāo)受眾或客戶聚集度  目標(biāo)受眾或客戶距離展覽場地越近，越方便參加，就越能提高參與者的人數(shù)。

(二)空間與面積

  一般情況下，每一個攤位尺寸為3m x3m,  100個攤位需要90的凈場地面積，再加上2.4m的展場通道，有時因為防火安全等方面的考慮需3m寬通道。因此通常展場空間計算大約為凈面積的2倍，如上述90m的凈空間，實際

  就需要1800m的展場面積。有時還得加上主辦單位的場地或服務(wù)區(qū)等空間。

  大部分展場的簡介中都有展覽區(qū)的總面積。最好與曾經(jīng)在該場地舉辦過展覽的參展者交流一下相關(guān)情況。展覽區(qū)太小會給以人擁擠、局促的感覺，而展覽區(qū)太大又會給人一種冷清、人氣不旺的感覺。因此選擇一個大小適中的場地也是展覽成功的一個因素。

  (三)展場租金

  展覽場地不同其租金價格也有所不同。會展中心般收費標(biāo)準(zhǔn)是根據(jù)實際使用展場面積或每天使用凈面積來確定。第一種計算方法按實際使用攤位的面積計算，不包括通道，展期是從設(shè)置攤位開始一直到展覽結(jié)束后撒展為止; 后一種計算方式以每天使用的凈面積的價格計算，對于進場布置塊位或撤展則不予收費或以較低價格收費。一般情況下進場時間為2天，撤展時間為1天。

  但是在一些較高檔的會展場所，如飯店或會議中心的展覽以每一個攤位價或每天凈面積價計算展覽期間租金，布置攤位和撤展另外計算。也有些展場以每天或每半天來計算。在訂立展場合約時，要注意對場租、進出場等方面的租金進行商談。

  (四)展場設(shè)備

  展場的規(guī)格說明和各種設(shè)備的提供一是否有柱子、 樓梯間、出入口、天花板高度、燈光裝置、冷暖氣、地面承重和地面情況都要作為場地選擇的重要考察因素。攤位平面圖須明確標(biāo)明柱子和其他障礙物，如出入口和樓梯等。

 新式的展場通常沒有障礙物，但是存在一些其他的問題，如會議中心天花板高度約為6m≈15m，甚至更高，飯店中心的宴會廳天花板高度約為4m~ 10m，而且有大吊燈。天花板太低會影響高度較高的設(shè)備，而且影響聲音的發(fā)散。而展場地面的承重不同，又決定能否展出很重的設(shè)備。大部分展場地面為混凝土，有的鋪地毯，地毯對吸音和觀瞻方面都會產(chǎn)生良好效果。

  燈光、電力設(shè)備在展場是必須的，有些展覽中所需的煤氣、空調(diào)、冷熱水、蒸汽、排水等各方面的參數(shù)也必須了解清楚，大部分展覽場地、會議中心都會有詳細的說明供參考。

  (五)展場人員的專業(yè)經(jīng)驗特

  展場業(yè)務(wù)人員會提供各種會場資料并提出建議。如果業(yè)務(wù)人員經(jīng)驗不足或?qū)φ箞隽私獠粔颍瑒t可能提供錯誤信息;如果會展中心服務(wù)協(xié)調(diào)人員有經(jīng)驗、有組織能力和容易溝通，則可以為選擇者節(jié)省很多時間和精力，提高選擇過程的效率，也會把可能發(fā)生的錯誤降到最低。

  其他人員如維護人員、餐飲人員、展場工作人員的素質(zhì)都可能對展覽的成功與否起到關(guān)鍵作用。

  (六)展場的環(huán)境

  展場在城市中所處的位置也常常影響參會者的判斷及展覽效果。 另外要特別注意展場的維修， 檢查環(huán)境是否整潔。